Como a integração de sistemas pode auxiliar o dia a dia da sua empresa?

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Você sabe o que é integração de softwares e como ela pode ser utilizada em um negócio? Esse tipo de solução é bastante utilizada por empresas de diversos ramos para que todas as suas áreas estejam conectadas e automatizadas. Assim, sem muito ruído na comunicação, o dia a dia dos colaboradores é otimizado.

Uma das finalidades da integração é deixar que os gestores e responsáveis pelas diversas áreas do negócio consigam ter mais tempo livre para pensar em estratégias e melhorias para o crescimento da empresa. Por esse motivo, neste post, mostraremos quais os benefícios em utilizar essa solução e formas de colocá-la em prática. Confira!

Benefícios da integração do sistema

A integração do sistema oferece diversas vantagens, tanto para a empresa quanto para o dia a dia dos colaboradores. Confira, a seguir, algumas delas.

Segurança das informações

Ao realizar a integração de softwares em uma empresa, nenhum dos dados pode ser manipulado ou alterado. Isso garante a confiabilidade e a veracidade dos resultados expostos. Dessa forma, é imprescindível que os gestores tenham acesso a esse tipo de informação de forma estruturada para dar suporte e facilitar na tomada de decisões.

Com um sistema integrado, a empresa ganha não somente uma segurança maior em suas informações como os resultados têm grande impacto no desenvolvimento do negócio. Isso porque esses dados terão grande importância e serão a base para decisões mais precisas.

Melhoria no controle dos processos

Uma das vantagens da integração de sistemas é o fato de que todos os processos são gerenciados por meio de ferramentas automatizadas, diminuindo os erros. Todas as operações e informações são registradas e monitoradas constantemente, além de servirem de base de estudo e análise para que os gestores possam encontrar possíveis melhorias nos fluxos.

Com isso, nenhuma informação será negligenciada, esquecida ou perdida, seja em quaisquer circunstâncias e em todas as etapas do processo. O objetivo é garantir que todos os colaboradores estejam cientes e de acordo com as suas funções e os procedimentos da empresa como um todo.

Diminuição de retrabalho

Com o sistema de integração de softwares, os retrabalhos passam a diminuir de forma considerável, visto que tudo passa a ser documentado e automatizado.

Por não haver a possibilidade de manipulação, alteração ou erro nos dados, é possível investir os recursos humanos em projetos mais estratégicos e em tarefas mais significativas. Com a diminuição do retrabalho e dos trabalhos repetitivos, há uma chance maior de geração de lucros e a possibilidade de crescimento e sucesso do negócio.

Formas de fazer a integração de forma eficiente

Atualmente, existem três formas de realizar a integração e cada uma delas tem suas particularidades. A primeira é pelo banco de dados. Para isso, é preciso contratar um profissional que fará as modificações necessárias nas estruturas de cada aplicação. Nesse modelo existe a preocupação da falta de segurança, já que é preciso permitir o acesso de outra aplicação a um banco de dados alheio.

Já a integração realizada pela troca de dados eletrônica é feita por intermédio de uma plataforma a mais inserida na empresa. Ela busca fazer a tradução de cada uma das mensagens das ferramentas para repassar os dados obtidos a outra solução. Aqui, o empecilho maior em relação ao seu uso é a complexidade exigida para montar esse ambiente.

Por fim, a solução mais simples e segura — e a mais utilizada — é por meio da criação de APIs. São objetos de comunicação que, basicamente, recebem as requisições e respondem com dados prontos. Dessa forma, conseguem facilitar a busca de dados entre as plataformas que a empresa utiliza.

Passo a passo para fazer a integração de sistema de forma adequada

Agora que você já conheceu os benefícios da integração de softwares e as formas de fazê-la de forma eficiente, é preciso conhecer o passo a passo para colocá-la em prática na sua empresa. Confira!

Alinhamento entre tecnologia e estratégia

O primeiro passo para unir sistemas da forma correta é alinhar as estratégias entre o setor de TI e as demais áreas da empresa. Quando todos atuam de maneira integrada, é possível reduzir conflitos e garantir que a rotina do negócio seja desempenhada da melhor forma. Além disso, contar com o TI é imprescindível, uma vez que os colaboradores saberão quais as aplicações críticas e como lidar com elas para apresentar um trabalho de qualidade.

Mapeamento de processos internos

Com toda a rotina interna mapeada corretamente — e com as aplicações utilizadas listadas em detalhes —, a empresa e os setores responsáveis poderão avaliar a melhor forma de integrar as aplicações.

Levantamento de dados

Um dos pontos que mais podem ser afetados por conta da integração dos sistemas é a performance da infraestrutura do setor de TI. Isso porque, se o desempenho for baixo, toda a empresa precisará lidar com gargalos nos processos, o que pode impactar negativamente a performance das operações. A solução é levantar dados para conhecer os processos com o pior desempenho para direcionar a eles as melhores estratégias.

Avaliação das soluções disponíveis para a integração

Antes mesmo do início do processo de integração, é preciso conhecer e avaliar as opções disponíveis no mercado para auxiliar nessa etapa. A ferramenta escolhida precisa estar alinhada com o perfil da empresa, oferecer recursos que sejam compatíveis com a infraestrutura do negócio e, além disso, contar com um bom suporte de usuário com controles de segurança eficientes.

Treinamento de usuários

Uma parte fundamental no processo é treinar os colaboradores para que eles consigam lidar com as ferramentas necessárias. Por isso, os gestores precisam pensar em uma rotina de cursos e treinamentos assim que houver a integração de softwares para garantir que não haja dúvidas na sua utilização e para que todos possam se familiarizar com o sistema escolhido.

Monitoramento de mudanças

Por fim, depois que integração for realizada, é necessário fazer o monitoramento dos resultados. Para isso, os gestores precisarão avaliar como todo o processo pode ter afetado as rotinas internas da empresa. Esse levantamento pode ser feito por meio de fatores como: número de erros, ganhos de performance e pelo cálculo dos custos operacionais, para ver se houve redução.

Como você pôde perceber, a integração de softwares oferece diversos benefícios ao negócio como um todo ao mesmo tempo em que beneficia a rotina dos colaboradores. Para conseguir os melhores resultados, é preciso contar com softwares que ofereçam soluções de sistema de gestão, como os disponibilizados pela Simplus.

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