Cadastro de produtos: 6 dicas para fazê-lo de forma adequada

cadastro de produtos
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Você está fazendo o cadastro de produtos no seu estabelecimento de forma eficiente? Esse processo faz a diferença dentro de uma empresa, principalmente quando é preciso otimizar a logística e evitar o desperdício de recursos. O controle de estoque é fundamental para encontrar os produtos no sistema, mantê-los atualizados e ter certeza da entrada e saída de mercadorias no local.

Para ajudar você, preparamos este post. Nele, falaremos sobre a importância do cadastro, mostraremos os erros mais comuns ao realizar esse processo, discutiremos sobre a tecnologia no auxílio dessa tarefa e compartilharemos 6 dicas de como colocar em prática de forma adequada. Confira!

Qual é a importância do cadastro de produtos?

No varejo, é essencial contar com um cadastro de produtos eficientes para reduzir ao máximo as falhas que podem ocorrer por conta de um serviço mal executado. Inserir os dados fiscais de um produto de maneira errada, por exemplo, pode implicar no custo alterado do item, seja para mais ou para menos do que ele realmente vale.

Os gargalos como o do exemplo acima podem até parecer pequenos, mas, quando somados, podem trazer um prejuízo enorme para o estabelecimento. Por esse motivo, fazer o cadastro correto e com segurança é um investimento que deve ser levado muito a sério.

Como fazer a otimização do cadastro de produtos?

A princípio, o cadastro de produtos é uma tarefa que parece bem simples de ser feita. Ele merece, porém, uma atenção especial e, por isso, é interessante saber como automatizar esse processo para que ele se torne mais rápido e descomplicado. A seguir, confira algumas dicas.

Defina um funcionário responsável por essa etapa

Uma dica fundamental para fazer um cadastro da forma correta é determinar que um colaborador seja responsável por esse processo. Mesmo que, às vezes, seja necessário que várias pessoas realizem o cadastro para otimizar o tempo, é indicado que haja apenas um revisor para acompanhar essa etapa de perto.

Esse responsável precisa ter conhecimento de todas as etapas para conseguir orientar os outros colaboradores da forma adequada. Além disso, é interessante que saiba estabelecer prazos para o cumprimento das atividades para que não haja gargalos e nem atrasos referentes ao processo como um todo.

Utilize ferramentas para a validação dos dados fiscais

A parte fiscal do cadastro pode ser um grande desafio para as empresas. Além de apresentar campos complexos de preenchimento de tributações exigidas, esses tributos mudam constantemente, o que faz com que a forma de cadastrar os produtos e seu custo sejam alterados — o que, consequentemente, altera o preço final e a margem de lucro.

Para evitar que erros aconteçam nessa etapa e para deixá-la mais otimizada, uma dica é contar com uma ferramenta que realize todo esse processo. Geralmente é preciso pagar pelo seu uso, mas é um valor pequeno quando comparado ao risco que a empresa corre de não concluir essa tarefa ou ao esforço constante que é gerado quando ela é feita de forma indevida.

Determine valores mínimos e máximos de estoque

Outra dica valiosa é identificar um valor pré-determinado de estoque mínimo e máximo no cadastro dos produtos. Dessa forma, é possível evitar desperdícios com um estoque parado por ter efetuado mais compras que o necessário e, também, para determinar notificações que sugiram a nova compra de um produto que esteja perto de atingir a marca de estoque mínimo.

A partir daí, então, é possível fazer compras mais assertivas, evitar a urgência e, consequentemente, ter mais tempo para negociar com os diferentes fornecedores. Com isso, além da otimização em todo o processo, é possível aumentar a produtividade do negócio como um todo.

Qual é a importância da tecnologia para realizar este cadastro?

Principalmente em negócios que trabalham com grande movimentação de produtos, é inviável realizar todo o cadastro de produtos de forma manual. Aqui, é preciso pontuar que as planilhas feitas em programas como o Excel também já não são mais suficientes para fazer esse registro.

O ideal é utilizar um programa que integre os diversos setores e automatize essa tarefa. Os softwares com sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial), por exemplo, oferecem funcionalidades direcionadas para atender as necessidades de qualquer negócio. Confira, a seguir, no que essa tecnologia pode ajudar.

Facilidade do monitoramento de produtos

Uma plataforma atua na gestão de estoque de várias maneiras. Uma delas é ao fornecer informações sobre as mercadorias em falta e que precisam ser repostas. Os relatórios concedem controle total sobre os pedidos feitos ao fornecedor, o que permite verificar o prazo de entrega, assim como analisar os melhores fornecedores e identificar se alguma falha ocorreu nos itens pedidos e recebidos.

Com a utilização dessa tecnologia, é possível também saber quais são os itens mais buscados no estabelecimento. Dessa forma, os responsáveis poderão traçar um plano mais adequado para evitar uma ruptura de estoque, que é quando ocorre a falta de um produto.

Gestão das finanças

O cadastro de produtos que é feito com a ajuda de um sistema ajuda na gestão financeira de diversas formas. A plataforma eletrônica pode emitir relatórios como Demonstração do Resultado e Exercício (DRE), uma análise que indica se o negócio está tendo lucro ou prejuízo.

A vantagem em utilizar essa tecnologia não para por aí. Ela também emite dados importantes sobre o fluxo de caixa, ou seja, as entradas e saídas relacionadas às mercadorias, além de realizar a gestão de orçamentos e outras funcionalidades importantes.

Emissão de relatórios

O software com sistema ERP elabora e emite diversos relatórios que são úteis para a tomada de decisão na empresa. Alguns recursos de um bom programa podem incluir:

  • categorias e consultas em níveis estratégicos, táticos e operacionais;
  • análises de venda e devoluções por período ou por valor;
  • análises evolutivas de margem de lucro;
  • gráficos em série e por período.

A vantagem em utilizar esse tipo de tecnologia é que não é mais preciso esperar dias ou semanas para obter qualquer uma dessas informações. Isso porque o software é capaz de trabalhar e gerar um grande número de informações de forma instantânea que são disponibilizadas em um painel de controle e que podem ser acessadas em poucos cliques.

Controle de estoque

A tecnologia pode ajudar no controle de estoque para minimizar as perdas. De forma minuciosa, o software de gestão efetua um controle bastante rigoroso sobre todas as movimentações no inventário. Assim, é capaz de fornecer dados sobre a localização de cada produto, além das entradas, saídas e outros dados importantes.

As informações, nesse caso, são atualizadas em tempo real para reduzir de forma drástica a ocorrência de falhas, imprevistos e erros. O sistema pode, por exemplo, emitir relatórios bastante completos para ajudar no controle da data de validade dos lotes e até mesmo apontar a necessidade de criar promoções para que esses produtos sejam vendidos mais rapidamente. Essa tecnologia também pode ser útil em épocas do ano com maiores vendas, como na Black Friday.

6 dicas para fazer o cadastro de produtos de forma adequada

Agora que você já entendeu a importância do cadastro, conheceu os maiores erros relacionados a essa tarefa e entendeu como a tecnologia auxilia nesse processo, precisa entender como colocar tudo isso em prática. A seguir, você confere 6 dicas.

1. Contrate um sistema e faça integração de dados

Além de garantir a qualidade das informações e imagens dos produtos, um sistema de software ERP contribui com a eficiência das áreas fiscais, comerciais,logísticas, cadastrais e de marketing. Nele, os dados ficam integrados e disponíveis para todos os responsáveis consultarem de forma rápida no momento em que precisarem.

Essaintegração não otimiza apenas a experiência de comprar para os clientes, também oferece muitos benefícios para a empresa gerenciar seus negócios de forma mais rápida. O objetivo desse sistema é aumentar o potencial de receita e reduzir ao máximo os custos operacionais.

2. Padronize a descrição

Para realizar um bom cadastro automatizado de produtos, é preciso seguir um padrão. Normalmente, ele é definido ao ter como base uma estrutura mercadológica que possa atender às necessidades específicas de cada empresa.

Uma dica para facilitar esse processo é cadastrar os produtos por níveis, informando todas as particularidades, características e categorias. Algumas informações são fundamentais, como:

  • peso;
  • embalagem;
  • sabor (se for aplicável);
  • código de barras;
  • fornecedores;
  • dados fiscais.

Ao cadastrar um item, é preciso garantir que a descrição informada faça sentido e especifique exatamente todas as características relacionadas a ele. Por isso, os dados podem variar conforme acategoria.

3. Estruture os processos logísticos

Estruturar os processos logísticos com eficiência é importante, pois é comum acontecerem problemas com compras em função de informações que foram mal organizadas. Por esse motivo, o responsável deve realizar o cadastro de produtos e registrar os dias de giro conforme o aumento das vendas realizadas.

Essa é uma boa estratégia para evitar que rupturas aconteçam. Isso porque o próprio sistema poderá fazer sugestões em relação à quantidade de itens que precisarão ser comprados.

Outro ponto fundamental é fazer o acompanhamento dos fornecedores relacionados aos produtos cadastrados. Dessa maneira, quando um pedido for feito, o gestor ganhará mais agilidade no uso do sistema, pois só precisará informar quais itens estão associados à qual fornecedor.

4. Faça a separação por categorias e palavras-chave

Outra forma de otimizar o cadastro automatizado de produtos é fazer a separação de cada item por categoria. Para realizar essa tarefa, é preciso escolher a maneira mais adequada de separá-los.

Considere a possibilidade da inclusão de subcategorias, porém, mais importante que o nome dado a elas, é a compreensão do conceito adotado. Assim, é possível fazer uma classificação que abranja desde os grupos mais analíticos até os mais sintéticos.

Um ponto que precisa de bastante atenção neste tópico é que a separação feita por categorias não tem relação direta com a marca do produto, mas com a natureza e as características de cada item. Uma solução é incluir palavras-chave no cadastro para que seja mais fácil localizar os itens quando for preciso.

5. Utilize o código de barras

Ao realizar o cadastro de novos produtos ou atualizar a lista dos que já existem no estoque, utilizar o código de barras facilitará o trabalho. Isso porque, com a sua utilização, é possível evitar problemas no controle de entrada e de saída das mercadorias. Além disso, oferece mais praticidade, pois evita que o cliente tenha que esperar por um produto que não tenha sido reconhecido pelo sistema no momento da venda.

O uso do código de barras também auxilia nos processos de gestão interna, principalmente no esclarecimento de qualquer dúvida acerca de um produto. Por meio dele, é possível saber o preço de custo ou o fabricante da mercadoria, por exemplo, já que todas as informações relevantes estarão integradas a um sistema.

6. Conte com plataformas que facilitam o cadastro

Contar com uma plataforma que facilite o cadastro de produtos oferece diversos benefícios. Entre eles, é possível citar o armazenamento dos dados em nuvem — o que significa que podem ser acessados de qualquer lugar — e aautomação da organização das informações. Com toda essa facilidade, não faz sentido se limitar a métodos que já estão ultrapassados.

Essa integração permite ainda mais facilidades, como a importação dos arquivos de nota fiscal de entrada dos produtos no formato XML e o envio automático desses itens para o e-commerce. Esse processo dispensa a necessidade de recadastro e otimiza a gestão de tempo nos processos logísticos.

Como você pôde perceber, fazer o cadastro de produtos de forma correta não é difícil e é extremamente importante para o funcionamento da empresa. Para que essa tarefa seja feita de modo eficiente, é preciso contar com a ajuda de uma empresa especializada, que realize o serviço uma única vez e distribua as informações para todos com consistência, padronização e acuracidade.

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